PRIVACY STATEMENT

Stichting Utrecht Marketing (hierna: “Utrecht Marketing”) is de centrale toeristische organisatie van de stad Utrecht. In dit kader organiseert, ondersteunt en coördineert Utrecht Marketing diverse activiteiten en campagnes.

In het kader van haar dienstverlening verwerkt Utrecht Marketing persoonsgegevens. Utrecht Marketing gaat zorgvuldig om met de persoonsgegevens die zij verwerkt, volgens de wettelijke eisen die daaraan gesteld worden. In dit privacyreglement informeert Utrecht Marketing betrokkenen voor welke doeleinden Utrecht Marketing persoonsgegevens verwerkt, op welke wijze dit geschiedt en welke rechten betrokkenen hebben.

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Utrecht Marketing: Stichting Utrecht Marketing;

Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijk persoon;

Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling, of geheel van handelingen, met betrekking tot persoonsgegevens;

Verantwoordelijke: degene die formeel-juridisch zeggenschap heeft om doel en middelen te bepalen van de verwerking van persoonsgegevens door Utrecht Marketing;

Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven, verwerkt door Utrecht Marketing, betrekking heeft;

Bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, overeenkomstig diens instructies en onder diens uitdrukkelijke verantwoordelijkheid, zonder dat hij diens ondergeschikte is;

Medewerker: Een persoon in dienst, of onder rechtstreeks gezag, van Utrecht Marketing;

Derde: Ieder, niet zijnde: de verantwoordelijke, een medewerker van Utrecht Marketing, of enig ander persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, of een bewerker.

Artikel 2 Reikwijdte

Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door Utrecht Marketing die onder het bereik van de Wet bescherming persoonsgegevens vallen.

Artikel 3 Doeleinden van het verwerken van persoonsgegevens

Utrecht Marketing verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van: 1. de dienstverlening door Utrecht Marketing;
2. het verrichten van de noodzakelijke (bedrijfs-)activiteiten van Utrecht Marketing, waaronder begrepen beleidsontwikkeling en het verzamelen van statistieken;
3. het uitoefenen van marketingactiviteiten, bestaande uit het verzenden van een nieuwsbrief en het doen van gerichte aanbiedingen aan betrokkenen.

Artikel 4 Persoonsgegevens

Utrecht Marketing verwerkt voor zover nodig in het kader van de in artikel 3 genoemde doeleinden gegevens omtrent de naam, het adres en de woonplaats van betrokkene (NAW-gegevens) alsmede e-mailadressen en telefoonnummers.

Artikel 5 Zorgvuldige omgang met persoonsgegevens

1. Utrecht Marketing draagt ervoor zorg dat de persoonsgegevens zorgvuldig en behoorlijk worden verwerkt.
2. Iedere medewerker is verplicht tot naleving van het privacy reglement en tot geheimhouding van de persoonsgegevens.
3. Iedere medewerker heeft enkel toegang tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van zijn/haar werkzaamheden.

Artikel 6 Verkrijging van persoonsgegevens

1. Utrecht Marketing verkrijgt persoonsgegevens van de betrokkene zelf alsmede in het kader van groepsarrangementen van derden die voor overdracht van persoonsgegevens aan Utrecht Marketing toestemming hebben verkregen van de betrokkene.
2. Indien de persoonsgegevens niet van de betrokkene zelf zijn verkregen noteert Utrecht Marketing in haar bestanden van wie de persoonsgegevens zijn verkregen.

Artikel 7 Verstrekken van persoonsgegevens

1. Persoonsgegevens die niet zijn geanonimiseerd worden alleen aan derden verstrekt met ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene, tenzij de verstrekking aan derden noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst met betrokkene, om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke onderworpen is of indien het verstrekken noodzakelijk is ter vrijwaring van vitaal belang van betrokkene of noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke of de derde.
2. Utrecht Marketing kan, met inachtneming van het bepaalde in de Wet bescherming persoonsgegevens, de verwerking van persoonsgegevens uitbesteden aan een bewerker.

Artikel 8 Bewaartermijnen

Behoudens wettelijke voorschriften inzake bewaartermijnen, worden persoonsgegevens, in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, niet langer door Utrecht Marketing bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld en verwerkt.

Artikel 9 Recht op verbetering, aanvulling, afscherming en verwijdering

1. De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte persoonsgegevens. Inzage blijft achterwege voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander.
2. De betrokkene heeft recht om op hem betrekking hebbende persoonsgegevens te verbeteren, te verwijderen, aan te vullen of af te schermen, indien de gegevens: 1. feitelijk onjuist zijn; 2. voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn; 3. anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt.
3. Een verzoek zoals bedoeld onder 2. bevat de aan te brengen wijzigingen.
4. Utrecht Marketing draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van verzoeker.
5. Utrecht Marketing kan een verzoek zoals bedoeld onder 2. afwijzen wanneer zij tot de verwerking wettelijk verplicht is of wanneer dit noodzakelijk is uit hoofde van de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen waaronder Utrecht Marketing zelf.
6. Utrecht Marketing bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre, Utrecht Marketing aan het verzoek voldoet. Een weigering van het verzoek is met redenen omkleed.
7. Utrecht Marketing draagt zorg dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

Artikel 10 Recht op verzet

De betrokkene heeft het recht om in verband met zijn persoonlijke omstandigheden bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens. Utrecht Marketing zal binnen vier weken na ontvangst van het verzet het verwerken van de persoonsgegevens beëindigen en aan de betrokkene opgave doen van de genomen maatregelen.

Artikel 11: Rechtsbescherming

1. Tegen een afwijzing van een verzoek op grond van artikel 9 of 10, kan de betrokkene zich tot de rechtbank wenden met het schriftelijk verzoek Utrecht Marketing te bevelen alsnog het verzoek toe te wijzen of het verzet te honoreren.
2. Het verzoekschrift moet worden ingediend binnen zes weken na ontvangst van het antwoord van Utrecht Marketing. Indien Utrecht Marketing niet binnen de gestelde termijn van vier weken heeft geantwoord, moet het verzoekschrift worden ingediend binnen zes weken na afloop van die termijn.
3. De betrokkene kan zich ook binnen de in lid 2 genoemde termijn wenden tot het College bescherming persoonsgegevens met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met Utrecht Marketing.

Artikel 12 Ter inzage legging Privacyreglement

Dit reglement is te raadplegen op de website van Utrecht Marketing: http://www.utrechtmarketing.nl/privacy

Artikel 13 Inwerkingtreding en wijziging Privacyreglement

1. Dit reglement treedt in werking per 1 januari 2015. Dit reglement kan worden aangehaald als “Privacyreglement Utrecht Marketing”.
2. Voor meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens door Utrecht Marketing, kan contact opgenomen worden met Utrecht Marketing, via telefoonnummer 030 232 3080 of e-mail marketing@utrechtmarketing.nl.
3. Utrecht Marketing behoudt zich het recht voor dit privacyreglement periodiek te wijzigen en te actualiseren. Het nieuwe privacyreglement is van kracht 14 dagen nadat Utrecht Marketing de wijzigingen via haar website bekend heeft gemaakt.