Directiesecretaresse

Stichting Utrecht Marketing is dé centrale marketing- en promotieorganisatie die Utrecht positioneert en profileert voor (potentiële) bewoners, bezoekers, bedrijven en talenten. Zij richt zicht onder meer op bewonersmarketing (Culturele Zondagen, Uitagenda Utrecht, MAG Utrecht), bezoekersmarketing (VVV, Domtoren, Utrecht voor Groepen, (internationale) persbewerking), economische en talentmarketing (Utrecht Convention Bureau, economische persbewerking) en het managen van het merk Utrecht.

Utrecht Marketing streeft ernaar de diversiteit van de samenleving te weerspiegelen in haar personeelsbeleid. Een verscheidenheid aan werknemers betekent immers ook een variatie aan talenten.

Ter ondersteuning van de directie zijn wij per 1 juli 2021 op zoek naar een

Directiesecretaresse

(40 uur per week)

Functieomschrijving

Jouw inspirerende werkplek is in het centrum van Utrecht midden tussen creatieve collega’s die zich iedere dag bezighouden met het positioneren en profileren van de stad en regio Utrecht. Je werkzaamheden zullen voornamelijk tijdens kantooruren plaatsvinden, maar ook kan er (incidenteel) in de avonden en het weekend een beroep op je worden gedaan.

Taken

  • Je beheert de agenda’s van de directieleden en stelt waar nodig prioriteiten in de agenda’s.
  • Je beheert de mailbox van de directeur-bestuurder.
  • Je zorgt voor de afhandeling van – vertrouwelijke – correspondentie.
  • Je signaleert de urgentie van correspondentie en voegt stukken toe voor de afhandeling.
  • Je zorgt voor de vergaderstukken voor de directie en MT, signaleert belangrijke aandachtspunten voor diverse overlegvormen.
  • Je notuleert diverse vergaderingen en stelt actie- en besluitenlijsten op.
  • Je bewaakt de voortgang van actiepunten, gemaakte afspraken en de door de directie uitgezette opdrachten, signaleert vertragingen en spreekt collega’s aan in actie te komen.
  • Je stelt jaarplanning op voor bijeenkomsten Raad van Toezicht en notuleert deze bijeenkomsten.
  • Je woont partnerbijeenkomsten bij waarbij je niet alleen Utrecht Marketing vertegenwoordigt, maar ook verbindingen legt die aansluiten bij je andere taken.
  • Je bent het oog en het oor van de directie, beoordeelt welke informatie van belang kan zijn voor de directie en speelt relevante informatie door.

Profiel

Je bent een ervaren directiesecretaresse die zich iedere dag inzet voor een efficiënte en plezierige ondersteuning van de directie. Je bent verbindend, innovatief, persoonlijk, hebt aandacht voor details, bent flexibel en integer en hebt kwaliteit hoog in je vaandel staan. Je schrikt niet van een hectische omgeving waarin geen dag hetzelfde is.

En verder vragen we van je:

  • Een opleiding op MBO+/HBO niveau in een secretariële richting.
  • Minimaal 5 jaar relevante werkervaring.
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en schrift.
  • De Microsoft Office-pakketten kennen geen geheimen voor je.
  • Goed kunnen plannen en organiseren binnen een hectische omgeving.
  • Woonachtig in of nabij Utrecht.

Aanbod & salaris

Stichting Utrecht Marketing biedt een arbeidsovereenkomst voor de duur van 12 maanden met optie tot verlengen, een marktconform salaris en kent daarnaast prima secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een persoonlijk opleidingsbudget. Salarisindicatie voor deze vacature ligt tussen de € 2.337 en € 3.339 bruto per maand (afhankelijk van kennis en ervaring) op basis van een fulltime dienstverband (40 uur).

Contact

Spreekt deze functie jou aan en ben jij de Directiesecretaresse die wij zoeken? Reageer dan nu! Stuur je motivatie en cv t.a.v. Marieke Noordam naar m.noordam@utrechtmarketing.nl o.v.v. ‘Directiesecretaresse’. Reageren kan tot en met 9 juni 2021. De eerste ronde sollicitatiegesprekken vindt plaats op maandag 14 juni 2021 tussen 12.00 en 17.30 uur.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.